نرم افزارهای مدیریت ایمیل (Email Management)

1398066671_email-icon-vector-285x300

اسم اوت لوک زیاد به گوش همه خورده، ولی کمتر کسیه که با اون ایمیل هاش رو چک کنه، شاید هم دلیل اصلیش این روزها راحت و آسون شدن چک کردن ایمیل ها، با صفحه ی تحت وب ایمیل هاست، درهرصورت امروز درباره نرم افزار های مدیریت ای میل مثل اوت لوک بیشتر صحبت می کنیم.
معروف ترین این نرم افزارها، اوت لوک ماکروسافت ، تاندربرد موزیلا و اپل میل برای کاربر های مکینتاشه.

البته خود ویندوز هم نرم افزار ایمیل داره توی نسخه های قبلی اسمش Outlook Express بود و الان هم توی ویندوز 7 اسمش Windows live mail هست و در ویندوز 8 بخش Mail اومده که نمیشه با اکانت دیگه ای بجز اشتراک های مایکروسافت مثل Hotmail , Live باهاش کار کرد!!! :(

اما می خوایم نرم افزارهایی که قابلیت نصب شدن دارن و امکانات بیشتری بهمون میدن رو معرفی کنیم.
ابتدا میریم سراغ اوت لوک آفیس که با نصب یکی از نسخه های آفیس 2007 – 2010 یا 2013 نصب میشه.
البته اوت لوک تنها برنامه آفیسه که فقط در یک نسخه می تونه نصب بشه: مثلا مثل ورد نیست که هم زمان بتونید وورد 2007 و 2013 رو نصب کنید.

اگر برای اولین بار اوت لوک را باز می کنین ممکنه اولش بخواد که این نرم افزار را به عنوان نرم افزار پیش فرض مدیریت ایمیلتون تنظیم کنین و همین طور می خواد که ایمیلتون را داخلش تعریف کنین.

قبل از شروع به کار بهتره شما را با پروتکل هایی که در این ارتباط به کار میره آشنا کنیم:

1. POP3 (مخفف Post Office Protocol 3): يه پروتکل استاندارد براي دريافت ايميل از سروره.

2. پروتكل SMTP (مخفف عبارت Simple Mail Transfer Protocol): از اين پروتکل براي ارسال پيام‌هاي الكترونيكي استفاده می‌شه.

3. پروتكل IMAP (مخفف عبارت Internet Message Access Protocol): مانند POP3 يک پروتکل استاندارد براي دريافت ايميل از سروره اما داراي مزايايي نسبت به پرتكل POP3 هست. از طريق IMAP اين امکان را داریم که بدون دانلود کردن ايميل‌هاي خود از روي سرور، درون ايميلهامون جستجو کنيم، پوشه بسازيم، نامه‌ها را پاک کنين و mailbox خود را براي نامه‌هاي الكترونيكي جديد چک کنيد. اين امکانات بتدريج‌ باعث جايگزينيIMAP به جاي POP3 مي شه. يکي از پر استفاده‌ترين موارد استفاده از IMAP حالت اشتراکي اونه، مثلا در شرکتي که بايد چند نفر، اجازه دسترسي به رایانامه ی شرکت را داشته باشند IMAP راه حل مناسبيه.

IMAP به روزتره و استفاده ازش مناسبتره.

می تونین از جیمیل هم در این نرم افزارها استفاده کنین، که بهتره قبل از تعریف در تنظیمات جیمیل، در تب Forwarding and POP/IMAP حتما از فعال بودن این سرویس ها مطمئن باشین و اگر رمز مرحله دوم هم دادین مثل کد امنیتی به موبایل، بهتره اونو غیرفعال کنین تا براحتی بتونه با نرم افزار ارتباط برقرار بشه. در قسمت دوم همین تنظیمات هم بهتره Keep Copy فعال باشه که یه نسخه از نامه توی صندوق پستی تون بمونه.

برای اطلاعات بیشتر پیکربندی روی قسمت سوم یعنی Configuration Instructions کلیک کنین تا طریقه انجام و تعریف ایمیل توی نرم افزارها و نسخه های مختلف را بهتون بگه. از پایین IMAP را انتخاب کنین تا تنظیمات سِت کردن اون بیاد، بعد از خوندن توضیحات، نوع نرم افزار را انتخاب کنین که در اینجا اوت لوک آفیسه و سپس گزینه Ok, confirm my settings را انتخاب کنین. بذارین این صفحه باز باشه و در اوت لوک 2013 بیاین توی File و Account Settings و New را بزنین تا شروع به تعریف ایمیلتون توی نرم افزار کنین. مرحله اول Email Account را بزنین و مرحله دوم، نام، ایمیل و رمزتون را وارد کنین و اجازه بدین خود اوت لوک با جیمیل ارتباط برقرار کنه. اگر احیانا نتونست که در نسخه های آخر اوتلوک این کار رو اتوماتیک خودش انجام میده ، گزینه Manual را زده تا تنظیمات دستی انجام بشه در این قسمت Pop or IMAP را انتخاب کنین و سپس اطلاعات را با توجه به پروتکل انتخابی وارد کنین.

مثلا با انتخاب IMAP در incoming باید عبارت imap.gmail.com تایپ بشه و در Outgoing عبارت smtp.gmail.com باشه. اعداد پورت را هم باید در قسمت More Settings و تب Advanced وارد کنین. درست همون اعدادی که در تنظیمات جیمیل گفته شده…

بعد از اتصال از تب Send/Receive ارسال و دریافت را بزنین تا همه نامه های شما از سرور وارد نرم افزارتون بشه.

برای تاندربرد هم تنظیمات به همین شکله یعنی بعد از دریافت و نصب برنامه تاندربرد، باید نام، ایمیل و رمزش را وارد کنیم تا بتونه با سرور جیمیل ارتباط برقرار کنه.

یه نرم افزار دیگه هم برای مدیریت ایمیل ها که خیلی جالبه با افکت های مختلف Incredimail هست که می تونین دانلود و امکاناتش استفاده کنین.

این نرم افزارها بخصوص اوت لوک بجز ایمیل، قابلیت های دیگه ای از جمله تقویم برای زمان بندی و برنامه ریزی، تنظیم قرارملاقات و جلسه، دفترچه آدرس (تلفن)، تقسیم فعالیت ها و کارها (Tasks)، یادداشت برداری (Notes) و … هستند. اما ویژگی اصلی اونها اینه که میشه آفلاین از اونا استفاده کرد.

میشه گفت این نرم افزارها خیلی مناسب افراد با مشغولیت کاری فراوان مثل مدیران، استادان، منشی ها و … هست.

یکی از امکاناتی که میتونید با دونستن همین ها ازش استفاده کنید ، نرم افزار ایمیل خود گوشی شماست ، تعریف کردن ایمیل در گوشی هم تفاوت چندانی با تعریف ایمیل در اوت لوک و تاندر برد نداره ،

بزرگترین فایده ی نصب ایمیل روی گوشیتون هم اینه که مثلا وقتی شما عکسی رو گرفته اید ، دکمه ی ارسال گوشه ی همون عکس ، میتونه فوراً و بدون درد سر های متفرقه ، فایل رو ارسال کنه

مطالب مشابه

ارسال پاسخ

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بپرسید